Outlook là gì? Cách cài đặt và sử dụng Outlook chi tiết cho người mới

Outlook là gì?

Nếu bạn đang thắc mắc Outlook là gì thì thực tế, đây là một phần mềm thuộc bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Ban đầu, Outlook được phát triển nhằm quản lý email trên nhiều nền tảng khác nhau. Tuy nhiên, nó đã mở rộng chức năng và trở thành một công cụ quản lý thông tin cá nhân đa năng.

Outlook cung cấp nhiều tính năng hữu ích để quản lý thông tin cá nhân, bao gồm email, quản lý công việc, lịch làm việc, danh bạ, ghi chú và duyệt web. Người dùng có thể sử dụng Outlook độc lập hoặc kết hợp với các ứng dụng khác để làm việc nhóm trong một tổ chức. Ví dụ, Outlook hỗ trợ chia sẻ hộp thư, gửi lịch biểu, trao đổi thư mục chung và lên lịch cuộc họp.

Đối tượng sử dụng Outlook

Outlook thích hợp với mọi đối tượng người dùng, từ người đi làm, sinh viên đến những người sử dụng email để liên lạc với bạn bè và gia đình. Phần mềm được dùng phổ biến trong các nhóm làm việc chung trong tổ chức và công ty. Với giao diện thân thiện đã làm cho ứng dụng trở thành lựa chọn phổ biến cho mọi người muốn quản lý thông tin cá nhân và giao tiếp qua email một cách hiệu quả.

Tìm hiểu ưu và nhược điểm của Outlook

Microsoft Outlook là phần mềm mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý thông tin nên được nhiều người tin tưởng sử dụng. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì ứng dụng này cũng có một số ít nhược điểm tồn tại song song với nhau, cụ thể như sau:

Ưu điểm

• Tốc độ truy cập nhanh chóng: Outlook được tối ưu hóa để cung cấp trải nghiệm truy cập email nhanh chóng và hiệu quả.
• Không gian lưu trữ không giới hạn: Outlook cung cấp kho lưu trữ email không giới hạn, cho phép bạn lưu trữ một số lượng lớn email mà không phải lo lắng về dung lượng.
• Tính năng bảo mật và chống thư rác (spam): Outlook có tính năng bảo mật mạnh mẽ và tự động chặn các email đáng ngờ và spam, giúp bảo vệ hòm thư của bạn.
• Liên kết với các mạng xã hội: Outlook cho phép kết nối với các mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter (X), giúp bạn dễ dàng chia sẻ nội dung quan trọng.
• Ngăn chặn gửi email khi chưa đính kèm tệp: Outlook có tính năng ngăn chặn việc gửi email khi bạn quên đính kèm tệp, giúp tránh những lỗi không đáng có.
• Thông báo email quan trọng: Outlook cung cấp tính năng cảnh báo cho email mới đến, giúp bạn không bỏ lỡ các email quan trọng.
• Mở nhiều cửa sổ Outlook cùng lúc: Outlook cho phép mở nhiều cửa sổ cùng một lúc, giúp bạn sử dụng đồng thời nhiều tính năng của Outlook.

Nhược điểm

• Giao diện phức tạp: Một số người dùng mới gặp khó khăn khi sử dụng Outlook do giao diện phức tạp và các tính năng phong phú. Cần mất thời gian để làm quen và tận dụng hết các tính năng của Outlook.
• Yêu cầu kết nối Internet: Outlook là ứng dụng trực tuyến và yêu cầu kết nối Internet để hoạt động. Nếu không có kết nối Internet, bạn sẽ không thể truy cập và sử dụng Outlook.

Cách cài đặt và hướng dẫn sử dụng Outlook cho “newbie”

Bên cạnh thắc mắc Outlook tiếng Việt là gì, người dùng cũng tìm hiểu thông tin về cách cài đặt Outlook trên máy tính. Cụ thể, bạn có thể lựa chọn một trong hai cách tải xuống cho ứng dụng này như sau:

Cách tải Outlook về máy tính Windows

Dưới đây là hướng dẫn tải và cài đặt Outlook trên máy tính Windows:

• Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Microsoft Office. Chọn gói phần mềm mà bạn muốn mua có chứa Outlook.
• Bước 2: Hoàn tất thanh toán cho phần mềm. Tiến hành cài đặt phần mềm theo hướng dẫn trên trang web. Sử dụng thông tin đăng nhập và mã kích hoạt từ Microsoft để đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn và kích hoạt Outlook.

Cách tải Outlook về máy tính macOS

Nếu bạn muốn tải Outlook trên máy tính Mac thì có thể tham khảo các bước như bên dưới:

• Bước 1: Truy cập vào trang website của Microsoft Office. Sau đó, bạn tiến hành tìm và tải xuống phần mềm Outlook từ trang web đó.
• Bước 2: Sau khi tải xuống hoàn tất, mở tệp tin cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình để cài đặt Outlook trên máy tính Mac của bạn. Khi được yêu cầu, đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn để kích hoạt và sử dụng Outlook.

Các phiên bản của Outlook

Dưới đây là danh sách các phiên bản của Outlook cùng với thông tin về ngày phát hành và ghi chú:

• Outlook for MS-DOS: Kèm theo Exchange Server 5.5.
• Outlook for Windows 3.1: Bao gồm Exchange Server 5.5.
• Outlook for Macintosh: Đi kèm với Exchange Server 5.5.
• Outlook 97: Phiên bản 8.0, phát hành vào ngày 16 tháng 1 năm 1997. Nằm trong bộ Office 97 và kèm theo Exchange Server 5.5.
• Outlook 98: Phiên bản 8.5, phát hành vào ngày 21 tháng 6 năm 1998. Được phân phối miễn phí kèm sách và tạp chí để hỗ trợ các tiêu chuẩn Internet mới nhất như HTML Mail. Outlook 98 cài đặt dựa trên Active Setup và cũng cài đặt Internet Explorer 4.
• Outlook 2000: Phiên bản 9.0, phát hành vào ngày 7 tháng 6 năm 1999. Nằm trong bộ Office 2000 và kèm theo Exchange 2000 Server.
• Outlook 2002: Phiên bản 10, phát hành vào ngày 31 tháng 5 năm 2001, trong bộ Office XP.
• Outlook 2003: Phiên bản 11, phát hành vào ngày 21 tháng 10 năm 2003, có sẵn trong Office 2003 (phiên bản Standard cho học sinh và giáo viên).
• Outlook 2007: Phiên bản 12, phát hành vào ngày 30 tháng 11 năm 2006, có thể tìm thấy trong Office 2007, trừ phiên bản Home and Student.
• Outlook 2008 for Mac: Phiên bản 12, phát hành vào ngày 15 tháng 1 năm 2008, nằm trong tiện ích của Office for Mac 2008 Home and Business.
• Outlook 2010: Phiên bản 14, phát hành vào ngày 15 tháng 4 năm 2010, nằm trong phiên bản Home and Business, Professional, Standard và Professional Plus.
• Outlook 2011 for Mac: Phiên bản 14, phát hành vào ngày 26 tháng 10 năm 2010, trong Office for Mac 2011 Home and Business.
• Outlook 2013: Phiên bản 15, phát hành vào ngày 29 tháng 1 năm 2013, có sẵn trong Office 2013, trừ phiên bản Home & Student.
• 

Outlook hỗ trợ những nền tảng nào?

Outlook hỗ trợ các nền tảng sau đây:

• Microsoft Windows: Outlook là một phần của Microsoft Office và có sẵn trên các phiên bản Windows.
• macOS: Microsoft cung cấp phiên bản Outlook cho người dùng Mac, cho phép sử dụng trên các máy tính chạy macOS.
• Web: Người dùng có thể truy cập vào tài khoản Outlook của mình thông qua trình duyệt web trên bất kỳ máy tính có kết nối Internet.
• Điện thoại di động: Outlook cung cấp ứng dụng di động cho hệ điều hành iOS và Android, cho phép người dùng truy cập vào email, lịch và quản lý thông tin cá nhân trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ.

Với sự hỗ trợ đa nền tảng này, người dùng có thể truy cập và quản lý các tính năng của Outlook trên nhiều thiết bị khác nhau tùy theo nhu cầu của họ.

Những điều tuyệt vời bạn chưa biết về Outlook

Outlook có những tính năng tuyệt vời sau để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn:

• Nhắc nhở đính kèm tệp: Khi bạn soạn email mới và nhập từ khóa như “đính kèm” nhưng quên đính kèm tệp, Outlook sẽ nhắc bạn trước khi gửi email mà không có tệp đính kèm. Điều này giúp hạn chế việc gửi email thiếu thông tin quan trọng.
• Tự động thêm thông tin chuyến bay vào lịch: Nếu bạn nhận được thông tin về đặt trước chuyến bay, khách sạn hoặc thuê xe qua email, Outlook sẽ tự động thêm thông tin đó vào lịch của bạn. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin quan trọng về các chuyến đi của mình.
• Chức năng “Bỏ qua” cuộc hội thoại: Bạn có thể bỏ qua toàn bộ cuộc hội thoại trong Outlook thay vì xóa từng email một. Khi bạn bỏ qua cuộc hội thoại, tất cả các email trong cuộc hội thoại đó sẽ được chuyển vào thư mục Mục đã Xóa, giúp bạn giữ Hộp thư gọn gàng và tập trung vào những email quan trọng hơn.
• Cảnh báo mục mới: Outlook có tính năng cảnh báo mục mới cho phép bạn đặt tiêu chí cụ thể và nhận thông báo khi có email đáp ứng tiêu chí đó. Cảnh báo sẽ hiển thị trên mọi ứng dụng bạn đang làm việc, giúp bạn không bỏ lỡ email quan trọng.

Trên đây là thông tin về Outlook và các ưu điểm cũng như khuyết điểm của phần mềm này. Việc quản lý thông tin bằng Outlook sẽ giúp nâng cao năng suất xử lý công việc hiệu quả cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi những blog mới trên trang Nguyễn Kim để tìm hiểu thêm về những ứng dụng hữu ích khác nhé!

Xem thêm: Cách đăng kí Office 365 Personal dành cho khách hàng