Dùng máy tính nhiều năm liền, bạn đã biết về Outlook chưa?

Thế nào là Outlook?

Đây là phần mềm của Microsoft giúp quản lý thông tin cá nhân gồm e-mail, lịch, công việc quản lý, liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web. Bạn có thể dùng riêng Outlook hay kết hợp với ứng dụng khác cho nhiều người dùng, như chia sẻ hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp. Bạn cần phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.

3 tính năng nổi trội của Outlook

– Cung cấp tốc độ truy cập nhanh, lưu trữ lớn: Email trên Outlook sử dụng phổ biến do có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, dễ dàng tra cứu nhờ sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận – gửi… Gửi mail đính kèm tập tin dung lượng lớn kết hợp OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa trong thùng rác (trong phạm vi và thời gian cho phép).

– Mang lại tính bảo mật và chống spam cao: Bạn có thể chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền. Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (để gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spammail. Bạn cũng có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ mail hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời dễ dàng.

– Kết nối đa dạng: như Facebook, Twitter hay LinkedIn… giúp người dùng email vừa check mail vừa lướt mạng xã hội, hay trò chuyện thông qua Skype. Bạn có thể dùng HTML và CSS để sáng tạo thư gửi sinh động hơn (soạn thảo theo chế độ HTML) hay phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân và doanh nghiệp.

3 bước cài đặt và sử dụng cho người mới dùng Outlook

– Bước 1: Bạn tải phần mềm Outlook về máy tính hay điện thoại và thiết lập tài khoản nhận và gửi email, sử dụng lịch, tạo danh bạ… Bạn cần cung cấp tên, địa chỉ email và mật khẩu.

Khi thiết lập tự động không thành công, Outlook sẽ yêu cầu cung cấp thêm thông tin như tên máy chủ thư, và nhà cung cấp email của bạn có thể cho biết chi tiết này. Nếu bạn muốn thêm một tài khoản email khác, khi đã sẵn sàng, chọn Tệp -> Thêm Tài khoản để khởi động Thiết lập Tài khoản Tự động.

– Bước 2: Bạn tạo email mới bằng cách từ bất kỳ thư mục thư nào (như Hộp thư đến), chọn Email Mới. Để tạo một thông điệp email, hãy nhấn Ctrl + Shift + M.

– Bước 3: Bạn chuyển tiếp hoặc trả lời email bằng cách xem trên ruy-băng hoặc trong ngăn đọc, chọn Trả lời, Trả lời tất cả, hoặc Chuyển tiếp. Trong hộp Đến, Cc hoặc Bcc, bạn có thể thêm người nhận, bấm vào hộp thích hợp, rồi nhập tên người nhận hay loại bỏ người nhận, bấm vào hộp thích hợp, chọn tên người nhận rồi nhấn phím Delete.

– Bước 4: Bạn có thể thêm lịch làm việc bằng cách trong thư mục Lịch, chọn Cuộc họp Mới. Để tạo một yêu cầu họp mới từ bất kỳ thư mục nào trong Outlook, nhấn Ctrl+Shift+Q.