SKU là gì? Mã SKU có ý nghĩa gì trong quản trị kho hàng

SKU là gì?

Mã SKU là gì? SKU được viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, có nghĩa là đơn vị lưu kho. Đây là mã hàng hóa giúp cho việc phân loại sản phẩm tồn kho chi tiết hơn như về kiểu dáng, kích thước, ngày sản xuất,… dựa trên một chuỗi các kí tự gồm chữ và số.

Mỗi mã SKU được thiết kế độc nhất, đảm bảo không trùng lặp với bất kỳ mã nào khác trong hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp tránh xảy ra nhầm lẫn trong quá trình quản lý hàng tồn kho, đảm bảo tính chính xác khi thực hiện các hoạt động như đặt hàng, nhập hàng và bán hàng.

Thông thường, hệ thống mã sẽ được tích hợp với các phần mềm quản lý kho và hệ thống bán lẻ để tối ưu hóa quá trình theo dõi hàng tồn kho cũng như cung cấp thông tin chính xác về sản phẩm.

Vai trò của SKU trong quản trị kho hàng

Mã SKU đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản lý kho hàng ngày. Cụ thể như:

• Phân loại hàng hóa nhanh: Mã SKU giúp xác định từng loại hàng hóa một cách chi tiết với thiết kế độc nhất cho mỗi sản phẩm khác nhau. Thông qua mã SKU, người quản lý có thể nhanh chóng nhận biết loại sản phẩm, chức năng, màu sắc, kích thước và các thuộc tính khác. Từ đó giúp tối ưu hóa sự tổ chức và theo dõi hàng tồn kho hiệu quả.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Với mã SKU, nhân viên kho có thể dễ dàng xác định vị trí của các sản phẩm trong kho, giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời, thông qua việc theo dõi các chỉ số hiệu suất kho, doanh nghiệp có thể xác định được các vấn đề trong quá trình quản lý tồn kho và đưa ra những biện pháp cải tiến phù hợp.
• Đảm bảo tính chính xác: Không chỉ đơn thuần là một mã số để nhận diện sản phẩm, mã SKU còn chứa đựng nhiều thông tin chi tiết giúp quản lý hiểu rõ về sản phẩm mà họ đang đặt hàng hoặc nhập hàng. Điều này vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa đảm bảo tính chính xác trong quá trình đặt hàng và nhập kho.
• Giảm thiểu thai sót: Việc sử dụng mã SKU sản phẩm trong quá trình kiểm kê sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Nhân viên kho có thể dễ dàng theo dõi và xác định nguyên nhân của sự chênh lệch thông tin, từ đó áp dụng các biện pháp điều chỉnh cụ thể.

Cách đặt tên mã SKU dễ nhớ

Để tối ưu hóa hiệu quả trong việc quản lý kho hàng, việc đặt tên mã SKU một cách khoa học và hợp lý là điều vô cùng quan trọng. Cách đơn giản nhất là sử dụng chữ cái và số để biểu diễn thông tin về sản phẩm, giúp mã SKU có cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu và dễ nhớ. Có 7 yếu tố cần xem xét để đưa vào mã SKU như:

• Thứ 1: Tên thương hiệu hoặc nhà sản xuất.
• Thứ 2: Mô tả ngắn về sản phẩm như chất liệu, hình dáng,…
• Thứ 3: Thời gian mua hàng như ngày, tháng, năm (thường chỉ dùng 2 số cuối để thể hiện).
• Thứ 4: Kí hiệu kho lưu trữ (nếu công ty có nhiều kho hàng).
• Thứ 5: Kích thước sản phẩm.
• Thứ 6: Màu sắc sản phẩm.
• Thứ 7: Tình trạng sản phẩm như mới hoàn toàn hoặc đã qua sử dụng.

Khi kết hợp tất cả các yếu tố trên, bạn sẽ đặt được mã SKU sản phẩm theo danh mục một cách dễ dàng. Tuy nhiên, tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh cũng như cách thức quản lý kho của doanh nghiệp mà có thể thiết kế mã SKU cho phù hợp.

Phân biệt giữa SKU và UPC

Mã SKU và mã UPC là hai công cụ quan trọng trong quản lý kho hàng, đặc biệt là trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng và tồn kho. Mã SKU là một chuỗi 8 ký tự gồm chữ và số, được khởi tạo để quản lý dữ liệu tốt hơn cho các nhà bán lẻ. SKU hỗ trợ việc theo dõi hàng hóa một cách có hệ thống để kiểm kê thích hợp, đảm bảo tính sẵn có, đồng thời giúp theo dõi các hạng mục chuyển động nhanh trong quá trình sản xuất.

Trong khi đó, UPC (Universal Product Code) là một chuỗi ký tự gồm 12 số, không có chữ cái. Những số đầu tiên và cuối cùng đóng vai trò là mẫu bit nên hiếm khi giống với các chữ số khác để đảm bảo độ tin cậy khi quét.Mã UPC được nhà sản xuất sử dụng nhằm xác định và mô tả sản phẩm.

Mặc dù cả SKU và UPC đều được tạo bởi các doanh nghiệp nhưng việc sử dụng 2 mã này hoàn toàn khác nhau. SKU là một hệ thống cửa hàng được sử dụng cho các nhà bán lẻ, trong khi UPC là một hệ thống theo dõi toàn cầu được sử dụng cho người tiêu dùng.

Những lưu ý khi đặt mã SKU

Để đạt hiệu quả cao khi đặt mã SKU, bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

Không quá tham thông tin

Việc tích hợp quá nhiều thông tin không cần thiết vào mã SKU có thể gây rối và làm giảm hiệu quả của hệ thống quản lý kho. Khi đặt mã SKU, bạn nên cân nhắc lựa chọn những thông tin quan trọng nhất để giúp phân biệt sản phẩm. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chọn các cách tối ưu số ký tự cho mã SKU nếu không muốn sinh ra các dòng mã dài dằng dặc.

Chú ý tới cách trình bày mã

Mã SKU là một cách để ghi lại các thông tin quan trọng của sản phẩm, vì thế cách trình bày mã càng đơn giản càng tốt cho tất cả mọi người và có hiệu quả về lâu về dài. Khi đặt mã SKU, bạn nên kết hợp các đặt tính như màu sắc, kích thước, loại và các biến thể khác để có thế xác định rõ một sản phẩm.

Thống nhất cách sắp xếp các trường mã

Sự thống nhất trong cách sắp xếp các trường mã SKU không chỉ giúp người quản lý kho dễ dàng đọc và nhớ, mà còn tạo sự rõ ràng trong việc phân biệt giữa các sản phẩm khác nhau. Bạn có thể đặt mã SKU theo quy tắc từ lớn đến nhỏ, bao gồm việc bắt đầu với thông tin như thương hiệu, sau đó chuyển đến mô tả sản phẩm, ngày mua hàng, kho lưu trữ, kích thước, màu sắc và tình trạng sản phẩm.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp quy tắc từ lớn đến nhỏ không phản ánh đầy đủ sự quan trọng của từng thuộc tính trong quản lý kho. Do đó, bạn có thể áp dụng quy tắc khác là xác định thuộc tính quan trọng nhất đối với mỗi sản phẩm và đặt nó ở đầu mã SKU để phân biệt với các sản phẩm cùng loại. Như vậy sẽ tạo ra một dãy thông tin có thứ tự, giúp nhân viên kho cũng như hệ thống dễ dàng nhận biết và tìm kiếm sản phẩm.

Hi vọng, với những thông tin mà Nguyễn Kim chia sẻ trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn SKU là gì và vai trò của loại mã này trong quản lý bán hàng. Ứng dụng mã SKU sản phẩm trong quản lý kho hàng mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, nhất là các nhà bán lẻ và đơn vị kinh doanh trực tuyến. Đừng quên theo dõi nhưng blog mới trên trang Nguyễn Kim để cập nhật nhanh nhiều tin tức bổ ích nhé!